Di sebuah universitas negeri terkemuka di Pulau Jawa, di balik meja kerja Kepala Biro Administrasi Akademik, terdapat tumpukan surat beramplop cokelat tebal. Surat-surat itu datang dari berbagai instansi: kepolisian daerah, kejaksaan negeri, kementerian, hingga Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu). Isi surat itu selalu sama: permintaan konfirmasi apakah ijazah atas nama terlampir benar-benar dikeluarkan oleh universitas tersebut, dan apakah dokumen itu asli atau palsu.
Proses Verifikasi yang Memakan Waktu
Setiap surat harus ditangani satu per satu. Petugas biro harus membuka arsip, mencocokkan nomor induk mahasiswa, tahun kelulusan, serta tanda tangan pejabat berwenang. Proses ini tidak bisa dilakukan secara instan karena banyak data yang tersimpan dalam format manual. Beberapa universitas telah beralih ke sistem digital, namun tidak semua data terintegrasi dengan baik.
Kepala Biro menuturkan bahwa dalam sepekan, bisa puluhan surat masuk. “Kami harus teliti, karena kesalahan konfirmasi bisa berakibat fatal bagi alumni maupun institusi,” ujarnya. Permintaan verifikasi ini meningkat tajam menjelang pemilu atau seleksi pegawai negeri, di mana banyak pelamar menggunakan ijazah dari berbagai perguruan tinggi.
Maraknya Pemalsuan Ijazah
Fenomena pemalsuan ijazah bukanlah hal baru. Banyak kasus terungkap di mana seseorang menggunakan ijazah palsu untuk melamar pekerjaan, mencalonkan diri sebagai kepala daerah, atau bahkan menjadi anggota legislatif. Hal ini mendorong instansi pengguna untuk lebih giat melakukan verifikasi langsung ke perguruan tinggi asal.
Universitas negeri, sebagai lembaga penerbit ijazah, berada di garis depan dalam upaya memberantas pemalsuan. Namun, beban administrasi yang berat seringkali menghambat pelayanan. Beberapa universitas bahkan membentuk tim khusus untuk menangani surat verifikasi, terutama saat musim penerimaan CPNS atau pendaftaran calon legislatif.
Dampak bagi Alumni dan Universitas
Bagi alumni yang ijazahnya asli, proses verifikasi seharusnya tidak menjadi masalah. Namun, keterlambatan konfirmasi bisa menghambat karier mereka. “Saya pernah menunggu dua minggu hanya untuk mendapatkan surat keterangan keaslian ijazah,” keluh seorang alumni yang namanya diperiksa saat melamar kerja di kementerian.
Di sisi lain, universitas harus menjaga reputasi. Setiap kali ditemukan ijazah palsu yang mengatasnamakan institusi, kredibilitas universitas dipertaruhkan. Oleh karena itu, banyak perguruan tinggi kini mulai mengembangkan sistem verifikasi online yang bisa diakses instansi terkait secara langsung, tanpa harus mengirim surat fisik.
Meski demikian, perubahan tersebut tidak mudah. Dibutuhkan investasi teknologi dan perubahan budaya birokrasi yang masih kental dengan prosedur manual. Lorong-lorong birokrasi perguruan tinggi memang kerap menyimpan aroma kertas tua, tinta stempel basah, dan kecemasan tak kasat mata—kecemasan akan keaslian dokumen yang menentukan nasib seseorang.
